Làm sao để quản lý tài chính trong doanh nghiệp vừa và nhỏ một cách hiệu quả? (Phần 2)

Ngày 18/06/2021 - NTB.Liên

Mặc dù có nhiều lý do khiến các doanh nghiệp vừa và nhỏ thất bại trong kinh doanh, nhưng yếu tố được xem là nguyên nhân hàng đầu thường là do kỹ năng quản lý tài chính còn non yếu. Tài chính có thể được ví như não bộ của mỗi doanh nghiệp. Để não bộ minh mẫn, sáng suốt thì cần có cách quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả. Trong môi trường kinh doanh đầy biến động như hiện nay, quản lý chính tài doanh nghiệp vừa nhỏ đòi hỏi những gì ở người làm lãnh đạo? Hãy cùng phần mềm kế toán 1A tìm hiểu nội dung này trong bài viết dưới đây nhé. 

>> Bài trước: Định nghĩa, vai trò, lợi ích và các sai lầm thường gặp trong quản lý tài chính doanh nghiệp

4. Các nguyên tắc quản lý tài chính doanh nghiệp

Với mỗi mô hình doanh nghiệp sẽ có những phương thức quản lý khác nhau phù hợp, và cần có các chỉ tiêu tài chính khác nhau để đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của mình. Song dù là quản lý như thế nào đi chăng nữa thì doanh nghiệp cũng cần đảm bảo tuân theo các nguyên tắc quản lý tài chính sau đây:

Quản lý một cách có hệ thống

• Bạn cần có một bức tranh rõ ràng về toàn cảnh của doanh nghiệp mình. Bạn cần hiểu rõ các vấn đề: Tình hình tài chính hiện tại của bạn; Mục tiêu doanh nghiệp của bạn muốn trở thành; Ưu tiên của bạn là gì để đạt được mục tiêu đó.
• Quản lý theo hệ thống giúp doanh nghiệp cập nhật, thống kê và theo dõi các loại tài chính liên tục, tạo nên sự thịnh vượng cho doanh nghiệp. Các loại thẻ tín dụng, các khoản vay, tài chính ngân hàng, quỹ lương, … cần được theo dõi và kiểm soát thường xuyên. Việc quản lý tập trung có hệ thống theo một logic nhất định sẽ giúp cho việc thống kê được tối ưu và hiệu quả hơn.
• Bạn cần luôn đảm bảo theo dõi và xem xét tất cả các chỉ số hoạt động tài chính định kỳ vào cuối tháng, cuối quý để hiểu được hiệu quả tài chính của doanh nghiệp mình. Hãy đảm bảo bạn có công cụ để đo lường các chỉ số này so với mục tiêu của mình. Khai thác sức mạnh của dữ liệu để xây dựng bức tranh rõ ràng nhất có thể về doanh nghiệp của bạn.

Đào tạo nhân viên đúng cách

• Bạn cần đảm bảo rằng những người phụ trách quản trị doanh nghiệp nắm rõ tất cả quy trình nội bộ cũng như bất kỳ phần mềm kế toán tài chính nào đang sử dụng. Hãy chú trọng phát triển đội ngũ nhân viên bằng cách cung cấp các khóa đào tạo để họ hiểu các quy trình và có thể sử dụng công nghệ một cách hiệu quả – đặc biệt nếu bạn sử dụng nhân viên văn phòng nói chung thay vì các chuyên gia kế toán có kinh nghiệm.
• Tạo một sổ tay quy trình để tham khảo cũng rất hữu ích, đặc biệt khi tuyển dụng nhân viên mới. Nhà quản lý nên xây dựng từ đầu các biện pháp chống lại việc gian lận, thiếu trung thực như việc thiết lập các chính sách kiểm tra và kiểm soát nội bộ.
• Đảm bảo rằng tất cả bộ phận làm việc và liên kết thông tin với nhau. Khuyến khích văn hóa phản hồi và thảo luận cởi mở. Điều này sẽ giúp cho các vấn đề cần cải thiện đều được phát hiện sớm nhất có thể. Nó cũng đảm bảo rằng không có sự lãng phí không cần thiết nào về chi phí xảy ra.

Kiểm soát năng suất làm việc của mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/phòng ban. Xem xét nhân viên làm việc có hiệu quả không, thái độ làm việc có tốt không, thời gian làm việc có ổn định và đảm bảo không, … Những yếu tố đó sẽ quyết định trực tiếp đến năng suất, hiệu quả làm việc của cả doanh nghiệp, giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật hay khuyến khích, phát triển tài năng của người lao động, đồng thời có những điều chỉnh phù hợp giúp tăng hiệu quả kinh doanh.

Kiểm soát chi phí

• Quy tắc mà tất cả doanh nghiệp cần ghi nhớ là không bao giờ chi tiêu nhiều hơn doanh thu mà doanh nghiệp thu được.
• Mọi doanh nghiệp đều có 2 loại chi phí hoạt động là: chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định là loại chi phí doanh nghiệp phải trả hàng tháng cho dù không có doanh thu như chi phí thuê văn phòng, chi phí lương cho nhân viên quản lý, ... Chi phí biển đổi là chi phí chỉ xuất hiện khi có phát sinh hoạt động tương ứng như chi phí sản xuất sản phẩm (máy móc, nguyên vật liệu, …), chi phí nhân viên sản xuất, … Doanh nghiệp cần tiết kiệm tối đa các loại chi phí cố định và xây dựng các công thức để kiểm soát chi phí biến đổi nhằm mục đích biết được mình đang chi tiêu lãng phí ở đâu và có thể cắt giảm được các loại chi phí dư thừa không gây ảnh hưởng nhiều đến doanh nghiệp.
• Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả: việc này giúp bạn luôn có đủ số lượng hàng tồn kho vào đúng thời điểm, tránh thiếu hụt hàng cũng như dư thừa hàng. Kiểm soát hàng tồn kho sẽ cho phép bạn giải phóng tiền mặt, đồng thời có lượng hàng dự trữ phù hợp. Đối với doanh nghiệp sản xuất, điều tiết được lượng hàng tồn kho đối với nguyên vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm phần lớn chi phí. Như vậy, nguồn vốn của bạn không bị chôn chặt vào hàng tồn kho dư thừa.

Phân biệt giữa lợi nhuận và dòng tiền

• Người quản lý cần tự trang bị cho mình kiến thức quản trị tài chính, quản trị doanh nghiệp, quản trị dòng tiền cơ bản thay vì phụ thuộc vào các bộ phận liên quan. Hãy bắt đầu học cách đọc báo cáo tài chính, để biết sự chuyển động của dòng tiền, doanh thu đến từ đâu, tiền được sử dụng kinh doanh như thế nào, …
• Mặc dù có thể thấy doanh thu và lợi nhuận tăng trong một doanh nghiệp, đặc biệt là với doanh nghiệp đang phát triển, nhưng cũng cần để ý phần lớn tiền mặt thực tế có đang bị ràng buộc trong các khoản phải thu hoặc hàng tồn kho hay không. Các dự báo về dòng tiền rất quan trọng đối với việc ra quyết định kinh doanh.
• Một số phương pháp giúp quản lý dòng tiền hiệu quả: Lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát dòng tiền; Cải thiện những khoản phải thu; Quản lý chi tiết những khoản phải chi; Tối ưu quy trình quản lý hàng hóa thành phẩm và hàng tồn kho để giải phóng dòng tiền.
• Dùng tiền để tạo ra tiền: Giá trị tài sản của doanh nghiệp sẽ thay đổi vào thời gian, lãi suất và các yếu tố khác. Vì vậy, sử dụng tiền vào mục tiêu đầu tư trong quản lý tài chính giúp doanh nghiệp tạo ra nhiều lợi nhuận hơn nữa. Với các khoản đầu tư đúng đắn, tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ tăng cao, tạo ra dòng tiền thu về rất lớn và gia tăng tài chính cho doanh nghiệp.
• Cân bằng giữa rủi ro và tỷ suất sinh lợi: Rủi ro càng thấp thì tỷ suất lợi sinh lợi thấp và ngược lại rủi ro càng cao thì tỷ suất sinh lợi càng cao. Điều này cho thấy việc cân bằng rủi ro và lãi suất là điều vô cùng quan trọng mà các chủ doanh nghiệp cần chú trọng. Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp có thể đa dạng hóa lĩnh vực đầu tư và danh mục sản phẩm của mình. Như vậy, nếu một lĩnh vực hoặc mặt hàng thua lỗ cũng không ảnh hưởng nhiều đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hiểu rõ các chỉ số tài chính: Ở góc độ quản lý tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ người lãnh đạo cần hiểu rõ các chỉ số tài chính cơ bản như: tỷ suất lợi nhuận gộp, tỷ suất lợi nhuận ròng, chi phí biến đổi và cố định, … tất cả những chỉ số này đều ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Phân tích các chỉ số này để thấy rõ tác động của tỷ suất lợi nhuận đối với doanh thu, việc sử dụng vốn hiệu quả, làm đòn bẩy cho chi phí tài chính. Trong đó, phân tích hòa vốn đối với hoạt động kinh doanh cũng đóng một vai trò cực kỳ quan trọng.

Đảm bảo các khoản công nợ (phải thu, phải trả) được thanh toán đúng hạn

• Doanh nghiệp có thể gặp nhiều rắc rối nếu khách hàng thanh toán chậm. Nó ảnh hưởng tới dòng tiền của doanh nghiệp và dẫn tới việc không có đủ tiền để đầu tư cho các dự án hoặc thanh toán cho các nhà cung cấp,… Do đó, hãy đảm bảo rằng khách hàng của bạn thanh toán đúng hạn. Bạn có thể áp dụng những cách sau:
• Đặt ra các điều khoản thanh toán ngay từ ban đầu. Nêu rõ những gì họ cần thanh toán, thời gian phải thanh toán và hình phạt nếu thanh toán trễ.
• Gửi những thông báo nhắc nhở khách hàng thanh toán. Bạn có thể sử dụng email tự động để làm điều này.
• Có những hành động pháp lý nếu khách hàng không thanh toán/thanh toán trễ.
• Cho dù số dư tiền mặt của doanh nghiệp lớn thì người quản lý cũng nên dành thời gian để kiểm tra các khoản nợ phải thu. Hoạt động theo dõi các khoản nợ phải thu sẽ giúp cho người quản trị biết được khoản tồn đọng đó đã lâu chưa, số lượng khoản nợ có ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp mình không và đưa ra phương án giải quyết hợp lý.
• Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần phải thanh toán các khoản nợ và chi phí đúng hạn: Có những khoản phạt sẽ xảy ra vì không thanh toán nợ đúng hạn. Đây là những chi phí không cần thiết có thể tránh được khi lập kế hoạch tương lai. Lưu giữ hồ sơ chính xác sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn. Ghi chú khi các khoản thanh toán đến hạn, đặt lời nhắc cho chúng và ghi lại thời điểm các khoản thanh toán được thực hiện. Và bạn có thể tự tin rằng mình chỉ phải trả khoản thuế, khoản vay,.. mà bạn nợ. Bạn cần phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình thì mới có thể quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả.

Lưu ý đến sự tác động của thuế

• Thuế là yếu tố mà các nhà quản trị tài chính cần phải xem xét cho mỗi khoản đầu tư bởi bất kỳ khoản tiền thu được nào của doanh nghiệp cũng đều bị đánh thuế.
• Đôi khi, thuế là đòn bẩy giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn, song, yếu tố này cũng có thể tác động theo chiều ngược lại. Chẳng hạn, khi xây dựng nhà xưởng cho doanh nghiệp, bạn có thể sẽ được hưởng ưu đãi thuế khi sử dụng đất và tài nguyên ở những địa phương khác nhưng cũng cần phải đóng một phần thuế GTGT ngoại tỉnh tương ứng.
• Công ty có thể tìm kiếm sự trợ giúp của chuyên gia tư vấn về thuế nếu như chủ doanh nghiệp không rành về phần này. Bởi nó còn ảnh hưởng tới việc xác định số tiền thuế ước tính cần phải trả trong năm tiếp theo. Ngoài ra, tiền thuế phải nộp còn phụ thuộc vào kế hoạch dự kiến tăng trưởng và ngân sách tài chính do Bộ Tài chính quy định trong bộ luật hiện hành.

Lưu ý về công tác kế toán

• Tham gia một lớp kế toán cơ bản trước khi bước vào con đường kinh doanh: Kiến thức có được từ khóa học sẽ giúp bạn quản lý sổ sách của công ty một cách tổng quát. Đồng thời, nhà quản lý nên tìm một kế toán thành thạo về loại hình doanh nghiệp của công ty bạn để có thể thường xuyên trao đổi, tham khảo ý kiến của người này. Việc này sẽ giúp bạn biết đâu là những điểm cần quan tâm hoặc điểm nào cần tránh khi quản lý tài chính doanh nghiệp.
• Tổ chức lại công tác kế toán: Tài chính doanh nghiệp khác với kế toán, tài chính là ước tính, phân tích, đo lường, giải pháp hành động liên quan đến vốn, tiền, tài sản, và quan hệ đồng bộ doanh thu - chi phí - lợi nhuận; còn kế toán đơn thuần là hạch toán, phản ánh, kiểm soát việc thực thi tài chính và hoàn thiện chứng từ. Tuy nhiên, để quản trị và kiểm soát tài chính tốt thì không thể dựa trên một bộ máy kế toán tồi, không thể có được đánh giá và ra quyết định tài chính tốt khi mà số liệu kế toán không chính xác và cập nhật kịp thời. Vì vậy, doanh nghiệp cũng nên thiết lập lại bộ máy kế toán của mình sao cho phù hợp.

Đầu tư vào công nghệ không bao giờ là lãng phí:

• Nhà quản lý đừng tiếc tiền khi chọn phần mềm kế toán tài chính tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý tài chính toàn diện, giúp doanh nghiệp theo dõi tất cả các mục đã được đề cập kể trên, ví dụ như phần mềm sẽ giúp bạn theo dõi được công nợ, giá vốn hàng hóa, các khoản thuế phải trả, báo cáo dòng tiền, … theo một hệ thống thống nhất.
• Hơn nữa, phần mềm kế toán còn giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian sắp xếp và xử lý số liệu, từ đó có thêm nhiều thời gian giúp lên kế hoạch và đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.
• Ở quy mô doanh nghiệp vừa và nhỏ, rất dễ để áp dụng và thay đổi quy trình quản lý hay kinh doanh vì mô hình gọn nhẹ hơn so với các tập đoàn, doanh nghiệp. Vì thế, việc tìm kiếm và sử dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán gọn nhẹ, phù hợp cho doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng hơn.

Để được tư vấn, tham khảo và dùng thử phần mềm kế toán 1A, áp dụng cho công tác quản trị tài chính của doanh nghiệp mình, hãy liên hệ ngay với chúng tôi theo số điện thoại 028 3848 9975 nhé!